Wanneer we aan vergaderingen denken, richten we ons vaak meteen op de agenda, de doelstellingen en de onderwerpen die besproken moeten worden. Maar wat we vaak over het hoofd zien, is de menselijke kant van samenwerken. Een persoonlijke check-in aan het begin van een vergadering biedt een waardevol moment om verbinding te maken, persoonlijke zorgen te delen en de basis te leggen voor een effectievere samenwerking.
WAT IS EEN PERSOONLIJKE CHECK-IN?
Een persoonlijke check-in is een korte ronde aan het begin van een vergadering waarbij deelnemers de kans krijgen om te delen wat er op dat moment bij hen speelt. Dit kan gaan over persoonlijke of professionele zaken die hun aandacht vragen. Het doel is niet om diepgaande gesprekken te voeren, maar om ruimte te bieden voor openheid en begrip.
VOORDELEN VAN EEN PERSOONLIJKE CHECK-IN
Loslaten van persoonlijke zorgen
Wanneer deelnemers de mogelijkheid krijgen om iets persoonlijks te delen, helpt dit hen om eventuele stress of afleiding los te laten. Dit bevordert hun focus en betrokkenheid tijdens het overleg.
Betere communicatie en samenwerking
Het delen van persoonlijke ervaringen creëert een gevoel van verbondenheid en empathie binnen het team. Dit kan leiden tot een open en respectvolle communicatie.
Inzicht in gedrag en reacties
Soms kan een medewerker onverwacht of emotioneel reageren tijdens een vergadering. Dit kan te maken hebben met persoonlijke zaken die niet uitgesproken zijn. Een check-in biedt de ruimte om context te geven, zodat anderen begrip kunnen tonen en beter kunnen inspelen op de situatie.
Versterking van het vertrouwen
Een persoonlijke check-in bevordert een veilige omgeving waar mensen zich gehoord voelen. Dit versterkt het vertrouwen in het team en de leidinggevende.
WAT GEBEURT ER ZONDER EEN CHECK-IN?
Wanneer er geen tijd wordt gemaakt voor een persoonlijke check-in, kunnen medewerkers onbewust met persoonlijke spanningen aan tafel zitten. Dit kan leiden tot afleiding, misverstanden en soms zelfs conflicten. Door deze spanningen niet te adresseren, wordt het moeilijker om een productieve en harmonieuze vergadering te houden.
TIPS OM EEN CHECK-IN TE IMPLEMENTEREN
Plan 5-10 minuten aan het begin van de vergadering: Maak ruimte in de agenda voor een korte check-in.
Stel eenvoudige vragen: Vraag bijvoorbeeld: "Hoe voel je je vandaag?" of "Is er iets wat je wilt delen voordat we starten?"
Wees zelf een voorbeeld: Begin als leider met een persoonlijke, eerlijke check-in om anderen aan te moedigen open te zijn.
Respecteer grenzen: Niet iedereen voelt zich comfortabel om te delen. Zorg dat deelname vrijwillig is.
CHECK-OUT
Als er een check-in bestaat, is er dan ook een check-out? Jazeker! En ook deze vorm is belangrijk.
Dat beschrijven we in een volgend blog-artikel.
>> Een persoonlijke check-in is een eenvoudige maar krachtige tool om vergaderingen menselijker en effectiever te maken. Door tijd vrij te maken voor persoonlijke verhalen, ontstaat er meer begrip, focus en vertrouwen binnen het team. Het is een investering in de menselijke kant van samenwerking die de resultaten op lange termijn zal verbeteren. Door te beginnen met luisteren naar elkaar, kunnen we bouwen aan sterkere en meer verbonden teams.
Copyright © Alle rechten voorbehouden
